COMBINACIÓN POR CORRESPONDENCIA

COMBINACIÓN POR CORRESPONDENCIA

La opción Combinar correspondencia es una utilidad para confeccionar copias de un mismo documento con datos variables de otro texto. Para realizar este proceso, son necesarios dos documentos, el principal, donde irá el texto fijo, (una carta por ejemplo), y otro donde irán los datos variables (las direcciones de la gente a quien se envía la carta).

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto fijo (contenido que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, imprimir sobres, generar recibos, etc. coincidencia

Información General

Cómo se puede iniciar una combinación de correspondencia?

1.      Abra o cree un documento principal (main document) que contenga la información genérica que desea repetir en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o catálogo.

2.      Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word.

3.      En el documento principal inserte campos de combinación, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos.

4.      Proceda a la Combinación los datos del origen de datos en el documento principal. Cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de catálogo individual. Puede enviar los documentos combinados directamente a la impresora, a direcciones de correo electrónico o a números de fax, o puede reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su posterior revisión e impresión.

MANEJO BÁSICO EN EXCEL

MANEJO BÁSICO EN EXCEL

Aprendiendo a introducir fórmulas básicas

Una vez introducidos los datos comenzaremos a utilizar las formulas

Primero vamos a sumar para ello debes ponerte debajo o al lado de los números a sumar celda C7

Luego para que la maquina entienda que lo que vas a introducir es una formula se pone el símbolo =

=B5+B6 Presionar Enter y observa que ha sucedido

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Notaras que sale el resultado 30 y en la barra de formula aparecerá la formula utilizando un poco de sentido común realizar las demás operaciones recordando que el símbolo de multiplicación es el asterisco * y el de división es el Slahs /.

Para cambiar de Nombre HOJA1 por Práctica 1

1.- Clic con el botón derecho en Hoja1

2.- Clic en Cambiar Nombre

3.- Digite practica1

4.- Clic fuera del cuadro o presione la tecla Enter

Para guardar un archivo en su disquete

1.- Clic en Archivo

2.- Clic en Guardar Como

3.- Seleccionamos la unidad donde queremos Guardar Disco 3 ½ A

4.- Introducidos el nombre del archivo Practica1

5.- Clic en Guardar

Para abrir un archivo de Excel en su disquete

1.- Clic en Archivo

2.- Clic en Abrir (También Usando la Barra Estándar Abrir)

3.- Seleccionamos la unidad en donde deseamos abrir el archivo disco 3 1/2 A

4.- Elegimos el archivo a Abrir Practica1

5.- Clic en abrir

Para dar ancho de columnas y alto de filas

Si queremos que sea para todas las Columnas debemos seleccionar primero si es para una Columna nos ponemos en la Columna que deseamos anchar ejemplo

1.- Posiciónese en la celda A1

2.- Clic en Formato

3.- Clic Columna

4.- Clic en ancho por defecto el alto es 10,71 para todas las Columnas

5.- Aumentamos a 25 el ancho de Columna Luego Clic en Aceptar

Note la diferencia

Si queremos que sea para todas las filas debemos seleccionar primero si es para una fila nos ponemos en la fila que deseamos anchar ejemplo

1.-posiciónese en la celda A1

2.- Clic en Formato

3.- Clic Fila

4.- Clic en alto por defecto el alto es 12,75 para todas las filas

5.- Aumentamos a 25 el alto de la fila Luego Clic en Aceptar

Note la diferencia

Nota.- Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el puntero del Mouse en uno de sus bordes Clic sin soltar arrastre el Mouse y automáticamente Ud. podrá elegir el ancho o alto.

Manejo de Fuentes

Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a nuestras fuentes en la hoja electrónica ya sea para N , K, S o para alineación de Texto o color.

Manejo de Bloques

Para copiar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a copiar

2.- Clic en le botón de copiar en la Barra Estándar

3.- Clic en la nueva posición a copiar

4.- Clic en Pegar

Para Mover un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Mover

2.- Clic en le botón de Cortar(Mover) en la Barra Estándar

3.- Clic en la nueva posición a Mover

4.- Clic en Pegar

Para Borrar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Borrar

2.- Presione la tecla Supr y listo.

Para Deshacer y Rehacer

1.- Clic en el Botón Deshacer en la barra Estándar

2.- Clic en el Botón Rehacer en la barra Estándar

Recuerde que son sus botones amigos que le ayudaran mucho cuando tengas problemas

Para Buscar y Reemplazar

1.- Clic en Edición

2.- Clic en Reemplazar

3.- En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea buscar y reemplazar

4.- Debajo donde dice reemplazar con se pone el texto que reemplazara

5.- Una vez encontrado Buscar siguiente hasta que termine la búsqueda.

Apariencia de la Hoja

Números Para los numero nosotros debemos darles una configuración si se trata de dinero configurarlo a moneda, si se trata de fecha o de decimales. Ejemplo:

1.- Seleccione los datos a la configuración de numero

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

Aquí aparecerá los formatos para Numero elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Alineación Para los Textos nosotros debemos darles una configuración si se trata de Textos con una alineación diferente del texto normal. Ejemplo:

1.- Seleccione los datos a la configuración de Texto alineación

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

4.- Clic en Alineación

Aquí aparecerá los formatos para Alineación elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Fuente

Para los Textos nosotros debemos darles una configuración Peculiar si se trata de texto configurarlo

1.- Seleccione los datos a la configuración de Fuente

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

4.- Clic en Fuentes

Aquí aparecerá los formatos para Fuentes elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Bordes. Para los Bordes nosotros debemos darles una configuración si se trata de Bordes configurarlo de la siguiente manera ejm.

1.- Seleccione las Celdas a la configuración de Bordes

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

4.- Clic en Bordes

Aquí aparecerá los formatos para Bordes elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Tramas. Para el tramado nosotros debemos darles una configuración ejm.

1.- Seleccione los datos a la configuración de tramado

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

4.- Clic en Tramas

Aquí aparecerá los formatos para Tramas elegir el indicado luego Clic en aceptar.

PROCESO DE CREACION DE UNA DIAPOSITIVA EN MICROSOFT POWERPOINT

PROCESO DE CREACIÓN DE UNA DIAPOSITIVA EN MICROSOFT POWERPOINT

El proceso de creación de una presentación en Microsoft PowerPoint incluye lo siguiente: empezar con un diseño básico; agregar el contenido y las diapositivas nuevas; elegir los diseños (diseño: organización de elementos, como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas, en un gráfico.); modificar el diseño de las diapositivas, si así se precisa, cambiando la combinación de colores (combinación de animación: conjunto de ocho colores que puede aplicar a diapositivas, páginas de notas o documentos de la audiencia.

Una combinación de colores consta de un color de fondo, un color para las líneas y el texto, y otros seis colores seleccionados para generar diapositivas fácilmente legibles.) o aplicando distintas plantillas de diseño (plantilla de diseño: archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional.); y crear efectos como transiciones de diapositivas animadas.

La siguiente información se centra en las opciones disponibles al iniciar este proceso.

El panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Nueva presentación de PowerPoint permite iniciar la creación de una presentación de varias formas. Entre éstas se incluyen:

• Presentación en blanco Empiece con diapositivas a las que no se ha aplicado color y que tienen un diseño mínimo.
• Presentación existente Base la nueva presentación en otra existente que ya está escrita y diseñada. Este comando crea una copia de una presentación existente en la que puede cambiar el contenido y el diseño para crear una nueva presentación.
• Plantilla de diseño Base la presentación en una plantilla de PowerPoint que ya contiene un concepto de diseño, fuentes y combinación de colores. Además de las plantillas incluidas con PowerPoint, puede utilizar sus propias plantillas.
• Plantillas con sugerencias de contenido Utilice el Asistente para autocontenido y aplique una plantilla de diseño que incluya sugerencias de texto para las diapositivas. A continuación, puede escribir el texto que desee.
• Una plantilla en un sitio Web Cree una presentación utilizando una plantilla ubicada en un sitio Web.

Plantillas de Microsoft.com Elija entre las plantillas adicionales de PowerPoint en Microsoft Office Template Gallery. Las plantillas están organizadas en función del tipo de presentación.

LIBROS COMPARTIDOS EN EXCEL

LIBROS COMPARTIDOS EN EXCEL

En un libro compartido, los formatos condicionales aplicados antes de que se compartiera el libro seguirán activos; sin embargo, no se podrán modificarse los formatos condicionales ni aplicarse nuevos formatos mientras el libro esté compartido.

Informes de tabla dinámica: Si intenta aplicar formatos condicionales a las celdas de un informe de tabla dinámica, los resultados serán imprevisibles. Fórmulas como criterios de formato. Los valores de las celdas seleccionadas pueden compararse con una constante (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) o con los resultados de una fórmula. Para evaluar los datos en las celdas no comprendidas dentro del rango seleccionado o para examinar varios conjuntos de criterios, puede utilizarse una fórmula lógica para especificar los criterios de formato.

• Utilizar el valor de una celda como condición: Si selecciona la opción Valor de la celda y se comparan los valores de las celdas seleccionadas con el resultado de la fórmula, deberá comenzarse la fórmula por el signo igual (=).
• Utilizar una fórmula como condición: Si selecciona la opción Fórmula, la fórmula que especifique debe devolver un valor lógico VERDADERO (1) o FALSO (0). La fórmula debe comenzar con un signo igual (=) y sólo puede evaluar datos en la hoja de cálculo activa. Para evaluar datos en otra hoja o en otro libro, puede definir un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) en la hoja de cálculo activa para los datos de la otra hoja o libro, o volver a escribir la referencia a los datos en una celda de la hoja de cálculo activa. Después haga referencia a esa celda o al nombre en la fórmula. Por ejemplo, para evaluar los datos de la celda A5 en la Hoja1 del libro AñoFiscal.xls, escriba la siguiente referencia, incluido el signo igual (=), en una celda de la hoja activa: =[AñoFiscal.xls]HOJA1!$A$5

La fórmula también puede evaluar criterios que no estén basados en datos de hoja de cálculo. Por ejemplo, la fórmula =DIASEM("12-5-99")=1 devuelve VERDADERO si la fecha 12-5-99 es domingo. A menos que una fórmula haga referencia de forma específica a las celdas seleccionadas a las que está dando formato, los valores de las celdas no afectarán a si la condición es verdadera o falsa. Si una fórmula no hace referencia a las celdas seleccionadas, debe introducir las referencias de celda en la fórmula.

• Utilizar referencias de celda como condición: Puede escribir referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) en una fórmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de cálculo. Cuando se seleccionan celdas en la hoja se insertan referencias de celda absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.).
• Utilizar fechas: Las fechas y las horas se evalúan como números de serie. Por ejemplo, si se compara el valor de la celda con fecha 7 de enero, 2001, la fecha se representará mediante el número de serie 36898. 

FORMULAS EN EXCEL

FÓRMULAS EN EXCEL

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias, operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). 

Partes de una fórmula

• Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...
• Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2.
• Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.
• Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

Funciones en las fórmulas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10. 

Nombres en las fórmulas

Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). Es posible utilizar rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre.

GRÁFICOS EN EXCEL

GRÁFICOS EN EXCEL

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.

Crear gráficos

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones, o bien utilice la barra de herramientas Gráfico para crear un gráfico básico al que podrá aplicar formato más adelante. 

Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo

Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando sus campos y elementos.

Representar los datos de hojas de cálculo mediante gráficos

Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. 

Marcador de datos:

Cada marcador de datos (marcador de datos: barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.) Representa un número de la hoja de cálculo. Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos.). En el ejemplo anterior, el marcador de datos situado en el extremo derecho representa el valor real del segundo trimestre de 99.

Línea de cuadrícula principal  Microsoft Excel crea los valores de los ejes a partir de los datos de la hoja de cálculo. Observe que los valores de los ejes en el ejemplo anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 120, que abarca todos los valores de la hoja de cálculo. Las líneas de división (líneas de cuadrícula de gráficos: líneas que se pueden agregar a un gráfico para facilitar la visualización y evaluación de datos. Las líneas de cuadrícula se extienden desde las marcas de graduación de un eje a través del área de trazado.) principales marcan los intervalos principales del eje. También es posible ver las líneas de división secundarias del gráfico, que marcan los intervalos existentes entre los intervalos principales.

Nombres de categoría: Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas TRIM1 y TRIM2 aparecen como nombres de ejes de categorías.

Nombres de series de datos del gráfico: Excel también utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series. Estos nombres aparecen en la leyenda (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico.) del gráfico. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas Proyectado y Real aparecen como nombres de series.

Sugerencias para gráficos: Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para gráfico que contiene la palabra Leyenda.

Gráficos incrustados y hojas de gráficos

Puede crear un gráfico en su propia hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.) o como gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de cálculo. De ambas formas, el gráfico queda vinculado a los datos de origen y, por tanto, se actualiza al actualizar los datos de la hoja de cálculo.

Gráficos incrustados: Un gráfico incrustado se considera un objeto gráfico y se guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado. Utilice este tipo de gráficos cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja de cálculo.

Hojas de gráficos: Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro que tiene su propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos cuando desee ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja de cálculo, o bien cuando necesite dejar espacio libre en la pantalla mientras trabaja en la hoja de cálculo.

INTERNET UNA HERRAMIENTA MODERNA

INTERNET UNA HERRAMIENTA MODERNA.

Con Internet ha pasado lo que con muchos avances tecnológicos radicales. En su fase inicial, la visión sobre sus potencialidades se limita a proyectar imágenes procedentes de las herramientas o las tecnologías anteriores.

Frente a la visión inicial de Internet como una herramienta para la obtención de información, para su transmisión y para la comunicación, hemos pasado a la web 2.0. La web 2.0 es ese ámbito en el que las distancias físicas no existen y en el que una parte rápidamente creciente de la humanidad participa activamente, no sólo explorando y aprovechando los contenidos existentes en la red, sino creando nuevos contenidos, nuevas utilidades e, incluso, nuevas formas de relacionarse y nuevas formas de hacer las cosas.

Internet, por tanto, ha pasado de ser una herramienta o un canal que nos ayuda a trabajar en el espacio físico, a ser una gran plataforma, un nuevo espacio virtual en rápida expansión y continuamente cambiante, mucho menos controlable que el espacio físico, y donde reina la creatividad. Un espacio con sus propias leyes, y que está ampliando de manera radical el horizonte de posibilidades de las personas.

Pero el espacio virtual cada vez está más estrechamente conectado con el físico. El vínculo principal son los muchos millones de personas que, cada día, se conectan a Internet a través del ordenador, del móvil ... para usos cada vez más variados: de información, comunicación, compraventa, trabajo, ocio ... Internet es un elemento cotidiano para las personas, cada vez más integrado en sus modos de vida e influye, de forma creciente, en sus actividades, sus comportamientos y sus expectativas.

De hecho, para algunas personas el espacio físico y el virtual forman ya un continuo, en el que se mueven de forma prácticamente instantánea, en función de consideraciones de eficiencia económica o de pura conveniencia. Y este fenómeno está avanzando de forma exponencial. Ya hay una generación de nativos de la red, que se está incorporando a la vida económica y profesional. Ellos van a ser los que extraigan de Internet todo su potencial.